Hallo, semuanya…

Mungkin ada nih dari kalian yang sedang pusing mau memperbaiki sistem manajemen di kantornya, atau lagi mau susun sistem agar bisa jalanin usaha / bisnis biar bisa autopilot.

Udah kepikiran sih harus bikin Standard Operating Procedures (SOP),

  • Tapi, bagaimana ya cara bikin yang benar dan sesuai dengan business process kantor?

Pemikiran dari Klien

Kalau mau ngikutin contoh jenis-jenis SOP perusahaan yang ada di internet ataupun di buku-buku yang dijual di toko-toko buku.

Rasanya masih ada aja yang kurang pas dan ga sesuai dengan yang diinginkan..

Hehehe, perasaan-perasaan yang seperti itu tuh yang sering kita dapetin dari Klien-klien kita. 

SOP itu Penting dan Dibikin Pakai Konsultan, Tak Selama Biaya.....
SOP itu Penting dan Dibikin Pakai Konsultan, Tak Selama Biaya…..

Sebelum Calon Klient Gunakan Jasa Konsultan SOP

Sebelum akhirnya si calon Klien mutusin gunakan jasa konsultan SOP, mereka pasti punya pikiran-pikiran seperti diatas.

  • Ada yang sama sekali bingung gimana caranya bikin SOP,
  • Ada yang bisa bikin SOP, tapi ngerasa kurang pas,
  • Ada yang udah bikin tapi ga tau gimana cara terapin SOP itu,
  • Ada yang udah tau cara terapin SOP, tapi ga ada sistem kontrol yang benar untuk mengukur keberhasilan SOP yang udah diterapin,
  • Ada juga yang bener-bener serius mau bikin SOP, tapi khawatir harus sediakan budget besar untuk biaya jasa konsultan SOP nya. 

Faktor Terpenting

Bicara budget yang pasti merupakan faktor utama dan terpenting untuk memutuskan menggunakan jasa konsultan memang harus diperhitungkan dengan baik dan bijaksana.

Sebelum menggunakan jasa konsultan dan mengeluarkan biaya harus dulu dipikirkan baik-baik apa tujuan utama kantor atau usaha kita sehingga memerlukan SOP !!

Tujuan Adanya SOP

Idealnya dalam sebuah kantor / usaha bisnis, tujuan adanya SOP adalah sebagai arahan (guidance) dalam melaksanakan suatu proses bisnis sehingga dalam menjalankan bisnis tersebut.

Para pelaksana dapat bekerja secara maksimal walaupun dengan Supervisi yang minimum dari Pimpinan atau pemilik (owner) kantor tersebut.

SOP Sebagai Tolak Ukur Kinerja Bisnis

SOP itu Penting dan Dibikin Pakai Konsultan, Tak Selama Biaya.....
Tolak ukur proses penilaian kinerja

SOP pun mampu menjadi suatu tolak ukur proses penilaian kinerja (performance evaluation) tidak hanya untuk menilai kinerja para pegawai, juga mampu menilai keberhasilan suatu kantor / usaha bisnis yang kita miliki. 

Tapi kan, bisnis itu dinamis, jika kantor / usaha bisnis saya menggunakan SOP,

Bisa-bisa, nanti SOP itu ga bisa mengikuti perkembangan bisnis yang dinamis.

Yang sering sekali mengalami perubahan ini.

Terus, SOP milik kantor / usaha bisnis saya, jadi tidak berguna dong. Pemikiran seperti ini pastinya bisa muncul di pikiran para pimpinan perusahaan / pemilik bisnis (business owner), singkat kata, Bisnis itu Dinamis, maka SOP pun harus Dinamis mengikuti perkembangan bisnis. 

Tips dari Saya (Dalam Menyusun SOP Kantor)

Jadi, jika ada diantara kalian yang sedang memerlukan bantuan dalam penyusunan SOP kantor / usaha miliknya dan merasa memerlukan konsultan SOP.

Yang perlu diperhatikan adalah:

  • Tetapkan dulu tujuan penyusunan SOP,
  • Siapkan budget yang dianggap mampu,
  • Cari konsultan yang mampu membantu proses penyusunan SOP yang sesuai dengan yang diharapkan.
  • Dan mampu memberikan jasa konsultan yang baik sesuai budget yang ditetapkan (maksudnya tak terlalu money oriented, Hehehe).

Terus yang harus diperhatikan lainnya adalah:

  • SOP disusun agar keseluruhan proses bisnis dapat berjalan secara autopilot, meskipun pimpinan / pemilik bisnis sedang cuti ataupun melakukan hal-hal yang lain, proses bisnis WAJIB dan KUDU tetap harus terus berjalan,

Kesimpulan

So, kalau susun SOP itu:

  • Jangan terlalu ribet,
  • Yang sulit dimengerti oleh pegawai.

Kalau SOP-nya ribet, sudah pasti SOP itu bakalan jadi guidance yang tersimpan rapih di dalam order di lemari file Board of Director karena susah memberikan pemahaman ke pegawai pelaksana, hehehehe…

Nah bagi kalian peminat baca di Akizaku, segitu dulu ya info-info nya.

Budget untuk jasa konsultan SOP gak selalu harus GEDE, ada kok konsultan SOP yang mampu memberikan jasa penyusunan SOP dengan menyesuaikan budget yang kita miliki. 

Sebelum Pindah Haluan

Eitss sebelum menutup artikel ini,

Kalau dari reader sekalian ada yang bertanya, kapan sih waktu yang tepat untuk menyusun SOP?

Jawabannya:

  • Ya, segera mungkin, jadi se-segera mungkin juga proses bisnis yang ada bisa berjalan autopilot
  • Dan se-segera mungkin juga bisa merasakan kemudahan dan manfaat yang diberikan dengan adanya SOP. So… be smart yaaaaaa, we wish you all the best…

Ada quote bagus nih:

Executive ability is deciding quickly and getting somebody else to do the work

Kaskus

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.