Advertisement

Bisnis Kuat dan Melesat Dengan SOP

In Business 107 views
Advertisement

Dalam membuat bisnis yang kuat, tentu dibutuhkan sistem bisnis yang kuat juga.

Nah, didalam sistem bisnis ada yang namannya SOP kerja / SOP perusahaan.

Mengapa SOP yang sudah susah dibuat sulit sekali untuk diterapkan?

Bahkan mungkin karyawan banyak yang menolak mentah-mentah dalam menerapkannya.

Karena mereka belum memperbaiki organisasi sampai tiba saat di level kondusif untuk membangun SOP yang tepat.

Ada peribahas yang berbunyi “menanam bibit di padang gersang hanya akan menyisakan kekecewaan, jauh api dari panggang”.

Sebuah teori sederhana muncul dari kalimat peribahasa di atas, bahwa kita memerlukan lahan subur untuk menanam padi agar membuat beras yang dihasilkan pun berkualitas.

Peringatan!!!

Membangun SOP minus PONDASI berisiko pada kemunculan berbagai macam alasan penolakan dan ketidaksesuaian antara yang ditulis dengan fakta yang ada di lapangan.

Efek terparah jika Anda tidak memperhatikan peringatan ini: SOP selesai, Implementasi NOL BESAR.

Apa itu SOP?

Bisnis Kuat dan Melesat Dengan SOP
Bisnis Kuat dan Melesat Dengan SOP

SOP (Standar Operasional Prosedur)

Yaitu, suatu dokumen berisi prosedur kerja yang harus dilakukan secara kronologis serta sistematis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu dengan tujuan agar memperoleh hasil kerja paling efektif.

SOP (Standar Operasional Prosedur) dalam bidang bisnis terutama yang bergerak di dalam sektor industri mungkin sudah banyak yang tahu.

SOP juga termasuk pedoman ataupun acuan dalam bekerja sesuai dengan fungsi serta alat penilaian kinerja pegawai dan sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang pastinya berlaku di perusahaan.

Tujuan utama dari SOP ini yaitu agar proses pelaksaanaan pekerjaan bisa dilakukan dengan rapih, tertib, serta sistematis dari awal sampai akhir.

Nah dengan adanya SOP diharapkan nantinya kualitas pekerjaan menjadi lebih baik lagi.

Prinsip dan Kerangka Pondasi SOP

Prinsip dan Kerangka Pondasi SOP
Prinsip dan Kerangka Pondasi SOP

Berikut 5 Prinsip SOP yang wajib diketahui dan dimiliki Organisasi Bisnis Anda :

  1. Mesin Organisasi Rapi ->  Kekacauan Ter-Eliminasi
  2. Standar Ukuran Dimiliki ->  Keadaan Bisa Diperbaiki
  3. Ukuran Ditetapkan ->  Kepastian Didapatkan
  4. Sumber Daya Terkendali ->  Siap Memenangkan Kompetisi
  5. Tulis yang Dituliskan ->  Lakukan yang Telah Dituliskan

Berikut Kerangka Pondasi yang harus Anda persiapkan sebelum Bangun SOP:

1. Mesin Organisasi Rapi -> Kekacauan Ter-Eliminasi

Tanam Pondasi 4 AS:

a.) Tuliskan Visi & Misi Organisasi BernAS

  • Mengapa kita perlu menuliskan, memahami, dan mempraktikkan visi dan misi organisasi dalam setiap gerakan langkah operasional bisnis Kita sehari-hari?

Karena tanpa visi dan misi yang diimani, dipedomani, organisasi bisnis hanya akan menjadi buih di tengah samudera, terombang-ambing tanpa arah dan tujuan yang jelas.

Kalau sudah begini, bisnis Anda hanya akan berjalan based on topic yang lagi booming di masyarakat, tidak punya fokus!

Ketika batu akik diincar banyak orang, mungkin Anda mencoba peruntungan di sana.

Tetapi, setelah tidak ada peminatnya, Anda kemudian beralih ke bisnis ternak Ikan Lele, lalu setelah airnya saat, Anda beralih jadi penjual Ice Kepal Milo, dan seterusnya…

Kalau sudah tidak fokus seperti ini, bagaimana Anda bisa membangun SOP yang Efektif? Hehe.

Disini sengaja tidak menerangkan Visi & Misi Organisasi berdasarkan Literature Textbook, tapi hanya akan mengungkapkannya secara sederhana saja agar mudah dipahami.

  • Visi adalah impian atau gagasan ideal yang ingin dicapai oleh Pendiri Bisnis.
  • Sedangkan Misi adalah upaya untuk mencapai Visi yang telah dideklarasikan.

Jadi urutan hierarki eksekusinya sebagai berikut :

Visi   –   Misi   –   Kebijakan   –   Rencana Aktivitas

Kebijakan (Policy) dikeluarkan oleh BOD (Board of Director). Rencana Aktivitas dibuat per unit kerja. Cara mengimplementasikannya adalah dengan secara rutin menulis Rencana Kerja untuk tiap-tiap unit kerja yang sejalan dengan Visi & Misi yang telah ditetapkan.

b.) Rumuskan Struktur Organisasi Dengan JelAS

Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara setiap bagian dan posisi yang terdapat pada sebuah organsiasi atau perusahaan, yang masing-masing komponen atau bagian saling ketergantungan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Secara tersirat sebuah struktur organisasi memuat pembagian kerja dan mekanisme pelaporan seperti siapa yang bertanggung jawab untuk melapor dan kepada siapa.

Dalam penyusunan SOP yang tepat, struktur organisasi menjadi pedoman penting untuk memahami hubungan antar bagian maupun personal.

Dari struktur ini kita bisa mengetahui lingkup dan batasan urusan suatu unit kerja atau departemen.

Kelak kita juga dapat menarik garis batas SOP yang akan dibangun, siapa saja pihak yang memiliki tanggungan dan kewenangan untuk menyelesaikannya.

Oleh karena itu, dalam menggambarkan struktur organisasi harus jelas dan sedetail mungkin agar hubungan antarbagian tidak ada yang bias atau rancu.

c.) Detailkan Jobdesc Secara Cerdas

Organisasi harus mampu mendeskripsikan tugas, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing individu secara detail dan clear.

#1. Tugas adalah pekerjaan yang dibebankan dan melekat kepada seseorang sesuai dengan jabatan yang diberikan.

Cara termudah untuk menuliskan tugas adalah dengan melihat pekerjaan yang bersifat rutin dan berulang.

#2. Tanggung jawab adalah konsekuensi atas pekerjaan yang diberikan dan memiliki konsekuensi untuk dibuatkan laporan.

Setelah pekerjaan selesai dikerjakan, karyawan harus membuat laporan apa-apa saja yang telah dikerjakan olehnya beserta pencapaiannya.

#3. Wewenang adalah otoritas yang diberikan kepada seorang pegawai oleh atasannya di mana karyawan yang menerima otoritas tersebut dapat memutuskan sesuatu tanpa perlu meminta konfirmasi atau persetujuan atasan.

Kekacauan pada sebuah organisasi lazaimnya timbul karena ketidakmampuan dalam mendeskripsikan wewenang.

Sehingga banyak pimpinan yang tetap mengelola pekerjaan yang sifatnya hanya sekedar remahan rengginang.

d.) Tetapkan Peraturan Perusahaan Secara TegAS

Sebuah organisasi memerlukan peraturan atau tata tertib sebagai sebuah rambu-rambu dalam melaksanakan hubungan kerja.

Jika organisasi tidak punya panduan, maka organisasi itu tidak memiliki aturan main yang jelas.

Ketidakjelasan aturan main dalam sebuah organisasi bisa berakibat fatal yang menimbulkan kekacauan.

Oleh karena itu, penting untuk membuat peraturan perusahaan secara tertulis agar bisa dijadikan pedoman.

Peraturan perusahaan penting untuk “mengikat dan memaksa” karyawan agar menerapkan SOP dalam aktivitas bisnis sehari-hari.

Peraturan perusahaan yang bagus memuat klausul berisikan “setiap karyawan wajib menjalankan pekerjaannya sesuai dengan SOP yang berlaku”.

Terapkan pula sistem konsekuensi apabila ada karyawan yang melanggar, misalnya dengan memberikan Surat Peringatan atau Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).

Sistem punishment ini akan memaksa mereka untuk menerapkan SOP.

2. Standar Ukuran Dimiliki ->  Keadaan Bisa Diperbaiki

Ingatlah bahwa hanya sesuatu yang tertata dengan baik yang bisa Anda kelola. Untuk mengelola Organisasi Bisnis, Anda bisa menggunakan konsep 5 S :

  • Seiri atau Ringkas

Seiri – Ringkas : Membuang barang yang tidak diperlukan.

  • Seiton atau Rapi

Seiton – Rapi : Membenahi dan menstandarkan tempat penyimpanan atau peletakkan barang-barang sesuai dengan tempatnya.

  • Seiso atau Resik

Seiso – Resik : Menjaga kebersihan tempat kerja dengan membersihkannya dari debu dan kotoran secara berkala.

  • Seiketsu atau Rawat

Seiketsu – Rawat : Mempertahankan tempat kerja agar tetap ringkas, rapi, dan resik (bersih).

  • Shitsuke atau Rajin

Shitsuke – Rajin : Mendisiplinkan diri sendiri.

3. Ukuran Ditetapkan ->  Kepastian Didapatkan

Tetapkan sebuah standar agar Anda bisa mengendalikan KUALITAS Ter-ATAS. Untuk melakukannya, Anda bisa menggunakan tool Tiga Pilar Kualitas :

a.) Tidak Menerima Defect

Buatlah secara detail standar bahan baku yang akan Anda pergunakan.

Sederhananya, tuliskan apa-apa saja yang boleh dan apa-apa saja yang tidak boleh. Kemudian seleksi dan sortir setiap kedatangan bahan baku secara disiplin dan konsisten.

Jika Anda menemukan bahan baku yang tidak sesuai standar, segera pisahkan untuk di karantina. Prinsipnya tolak barang yang cacat (tidak sesuai dengan standar yang telah Anda tetapkan).

b.) Tidak Membuat Defect

Hindari sekecil apapun kesalahan yang bisa menghasilkan produk cacat (defect).

Buat konsep detail standar operating procedure (SOP) sehingga setiap karyawan memiliki panduan yang jelas dalam bekerja.

Dari mulai proses hulu hingga ke hilir, hindari gerak-gerik sekecil apapun yang bisa membuat cacat produksi.

Buat target Zero Defect pada setiap produk yang Anda hasilkan.

c.) Tidak Meneruskan Defect

Warning! 

Jangan sekalipun mengirimkan produk cacat ke tangan konsumen.

Diperlukan kehati-hatian dan komitmen penuh untuk menjaga reputasi bisnis.

Salah satunya adalah dengan konsisten menyajikan produk berkualitas terbaik ke tangan konsumen.

Jangan sampai karena “Nila setitik, rusak susu sebelanga.”

Ingatlah bahwa konsumen adalah manusia biasa yang bisa ingat dan merasa kecewa ketika mendapat pengalaman buruk.

1 saja produk cacat bisa menurunkan 99% kepuasan yang mereka peroleh dari pengalaman pembelian sebelumnya.

Jadi Anda harus berhati-hati, layani mereka sebaik mungkin, jangan sembrono karena fatal akibatnya.

4. Sumber Daya Terkendali ->  Siap Memenangkan Kompetisi

Hilangkan pemborosan dengan meng-CUT 7 Aspek :

  • Persediaan Berlebih

Jumlah persediaan yang disimpan melebihi kapasitas produksi.

Biasanya kondisi ini dipacu karena penurunan harga bahan baku.

  • Produksi Berlebih

Aktivitas produksi barang yang jumlahnya melebihi kebutuhan konsumen atau aktivitas produksi yang terlalu cepat dari jadwal yang sudah ditetapkan.

  • Waktu Tunggu

Operator berhenti bekerja karena adanya keterlambatan bahan baku, instruksi, maupun delay process sebelumnya yang tidak sesuai target.

  • Gerakan Berlebih

Gerakan operator yang sia-sia, tidak memperhatikan efisiensi aliran proses dan ergonomi.

  • Pengangkutan Berlebih

Penyimpanan material di gudang bayangan sebelum dilakukan proses yang sebenarnya.

  • Sisa Bahan & Pekerjaan Berulang

Cacat produksi yang dilakukan oleh petugas berefek pada perbaikan atau pengerjaan ulang. Ingatlah bahwa segala bentuk “sisa” karena efek trial & error beserta penyetelan masuk tetap tergolong kategori “waste”.

  • Pemrosesan Berlebih

Pengerjaan item melebihi spesifikasi yang diminta oleh konsumen atau pengerjaan job di luar kebutuhan yang semestinya.

5. Tulis yang Dilakukan ->  Lakukan yang Telah Dituliskan

Perbaikan SOP harus dilakukan secara berkala dan disesuaikan dengan dinamika yang terjadi pada Organisasi Bisnis. Ingat, SOP tidak boleh berjarak dengan realita yang terjadi di lapangan.

Faktor-faktor yang mendorong adanya dinamika organisasi bisnis di antaranya :

  • Man

Terjadi perubahan pada pelaksana atau penanggung jawab proses ataupun prosedur yang dilakukan.

  • Machine

Terjadi perubahan pada mesin atau peralatan yang digunakan dalam pelaksanaan proses.

  • Method

Terjadi perubahan pada aktivitas-aktivitas yang membentuk kerangka rangkaian proses, yaitu langkah berurutan berisi cara kerja untuk menyelesaikan sebuah permasalahan atau mencapai sebuah target / tujuan.

  • Material

Terjadi perubahan pada bahan baku yang digunakan, berbeda dengan yang selama ini dipakai dalam proses. Material menjadi elemen pendukung sebuah proses.

  • Environment

Terjadi perubahan pada lingkungan tempat berlangsungnya proses, tidak lagi sesuai dengan urutan yang tertera dalam formulasi yang ditetapkan.

  • Customer Complaint

Ditemukan adanya klaim pelanggan dan terbukti bahwa akar permasalahannya terletak pada adanya celah atau kesalahan pada SOP eksisting. Kabar baiknya, klaim customer bisa menjadi pintu perbaikan karena feedback dari mereka adalah input penting untuk kemajuan bisnis Anda.

Kesimpulan

Untuk membangun SOP Tepat, pahami 3 Langkah Kunci berikut ini :

  1. Bangun Tim
  2. Buat Perencanaan
  3. Eksekusi & Pelaksanaan

Baca juga:

Lebih lengkapnya Anda bisa Download Ebook “BUKAN SOP BIASA” dibawah ini:

Sumber: Billionaire Coach

Advertisement

Tags: #SOP

author
Lakukan apa yang menurut kamu baik untuk dilakukan
Apa Perbedaan CEO, Owner, Founder & Co-Founder?
Apa Perbedaan CEO, Owner, Founder & Co-Founder?
Ada yang masih bingung dengan perbedaan CEO,
Apa itu SOP? Contoh SOP Perusahaan Terlengkap yang Bisa Anda Tiru! Cobalah
Apa itu SOP? Contoh SOP Perusahaan Terlengkap yang Bisa Anda Tiru! Cobalah
Apa itu SOP? SOP Perusahaan adalah Standard Operating Procedure atau
Apakah SOP Penting Bagi Dunia Bisnis?
Apakah SOP Penting Bagi Dunia Bisnis?
Manfaat SOP Standar Operasional Prosedur ini bertujuan
Anda Punya Bisnis Kecil? Yuk, Buat SOP untuk Usahamu!
Anda Punya Bisnis Kecil? Yuk, Buat SOP untuk Usahamu!
Apakah kamu seorang pengusaha? Mungkin kamu menjalankan

Leave a reply "Bisnis Kuat dan Melesat Dengan SOP"

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.


Top